MS POWER POINT ; mengenal Hyperlink

LAPORAN RESMI PRAKTIKUM

PENERAPAN KOMPUTER

Disusun Oleh :

NAMA           : Gregorius Sony Kurniawan

NIM                : 11/13937/BP-S.Agr

KELAS          : Aneka Tanaman

JURUSAN     : Budidaya Pertanian

CO.ASS          : Joko Asmo Wibowo

FAKULTAS PERTANIAN

INSTITUT PERTANIAN STIPER

YOGYAKARTA

2013

I.             ACARA                : Microsoft Power Point

II.          TUJUAN              : Mengenal tentang cara menggunakan Microsoft Power

Point dan fungsi Hyberlink.

III.       DASAR TEORI

Microsoft PowerPoint atau Microsoft Office PowerPoint adalah sebuah program komputer untuk presentasi yang dikembangkan oleh Microsoft di dalam paket aplikasi kantoran mereka, Microsoft Office, selain Microsoft Word, Excel, Access dan beberapa program lainnya. PowerPoint berjalan di atas komputer PC berbasis sistem operasi Microsoft Windows dan juga Apple Macintosh yang menggunakan sistem operasi Apple Mac OS, meskipun pada awalnya aplikasi ini berjalan di atas sistem operasi Xenix. Aplikasi ini sangat banyak digunakan, apalagi oleh kalangan perkantoran dan pebisnis, para pendidik, siswa, dan trainer. Dimulai pada versi Microsoft Office System 2003, Microsoft mengganti nama dari sebelumnya Microsoft PowerPoint saja menjadi Microsoft Office PowerPoint. Versi terbaru dari PowerPoint adalah versi 12 (Microsoft Office PowerPoint 2007), yang tergabung ke dalam paket Microsoft Office System 2007.

Dalam PowerPoint, seperti halnya perangkat lunak pengolah presentasi lainnya, objek teks, grafik, video, suara, dan objek-objek lainnya diposisikan dalam beberapa halaman individual yang disebut dengan "slide". Istilah slide dalam PowerPoint ini memiliki analogi yang sama dengan slide dalam proyektor biasa, yang telah kuno, akibat munculnya perangkat lunak komputer yang mampu mengolah presentasi semacam PowerPoint dan Impress. Setiap slide dapat dicetak atau ditampilkan dalam layar dan dapat dinavigasikan melalui perintah dari si presenter. Slide juga dapat membentuk dasar webcast (sebuah siaran di World Wide Web).

PowerPoint menawarkan dua jenis properti pergerakan, yakni Custom Animations dan Transition. Properti pergerakan Entrance, Emphasis, dan Exit objek dalam sebuah slide dapat diatur oleh Custom Animation, sementara Transition mengatur pergerakan dari satu slide ke slide lainnya. Semuanya dapat dianimaskan dalam banyak cara. Desain keseluruhan dari sebuah presentasi dapat diatur dengan menggunakaan Master Slide, dan struktur keseluruhan dari prsentasi dapat disunting dengan menggunakan Primitive Outliner (Wikipedia,2013)

Hyperlink disusun dari dua kata, yaitu hyper dan link. Hyper memiliki arti banyak, sedangkan link diartikan sebagai hubungan. Jadi hyperlink bisa diartikan hubungan yang banyak.

Pada aplikasi Microsoft Office PowerPoint, maka hyperlink diartikan sebagai media presentasi yang dapat memberikan kemudahan menghubungkan sebuah file yang berbeda atau menghubungkan banyak slide-slide pada satu file PowerPoint sehingga tampil dengan cepat, yang memberikan kemudahan tanpa secara tradisional mencari file atau slide yang ingin dilihat tersebut (Trinila, 2011).

IV.       HASIL PENGAMATAN

Gambar 1.

 

Keterangan : buka presentasi baru dengan meng-klik 2x pada icon Microsoft PowerPoint

Gambar 2.

Bidoata

Penutup

Pendukung

Isi presentasi

Keterangan : buat presentasi dengan format seperti di atas.

Gambar 3

Keterangan :

Berikan atribut berupa objek atau garis untuk memperindah presentasi tersebut. Sorot “insert”, dapat menyisipkan gambar (picture/clipart), atau objek (shape).

Gambar 4.

Keterangan :

Diberi gambar pada slides pendukung untuk membuat presentasi menjadi menarik, dan berikan animasi pada slide pembuka. Klik “Animations” dan pilih animasi yang diinginkan. Aplikasi ini dapat hanya satu slides pertama atau diaplikasikan kesemua slide, klik “Apply to all”.

Gambar 5.

Keterangan :

Pada suatu objek diberi Hyberlink dengan cara klik kanan pada objek, pilih hyberlink, pilih “Place in this document” kemudian pililh pada slide berapa akan diloncatkan slide tersebut. Misal slide 9. Klik “OK”.

Gambar 6.

Keterangan :

Klik kanan pada suatu objek kecil, klik kanan dan pilih “hyberlink” dan klik “exiting files or webpage” dan sorot  “current folder”.  Pilih dokumen mana yang akan disambung pada presentasi tadi.

Gambar 7.

Keterangan :

Diperindah presentasi tersebut dengan menyisipkan animasi pada komponen objek yang ada pada setiap slide tersebut. Sorot “Animations”, pilih “Costum animation”. Pada Bar sebelah kanan akan tampak pilihan animasi yang akan dibuat. Sorot objek tertentu, pada bar sebelah kanan pilih “add effect”. Pilih sesuai selera. Untuk memainkan effect tersebut klik “play”.

V.          PEMBAHASAN

Pada praktikum kali ini, praktikan dibimbing untuk mengatahui tentang penerapan Microsoft Power Point khususnya Hyberlink. Penggunaan komputer  oleh mahasiswa mungkin sudah umum, akan tetapi penerapannya belum maksimal oleh karena pengetahuan yang masih kurang tentang penerapan komputer ini.

Hyberlink adalah program pada Microsoft Power Point yang fungsinya untuk menyisipkan suatu dokumen, file atau melompat pada slide urutan tertentu. Pertama-tama dibuka dulu program Power Point tersebut, kemudian dibuat presentasi dengan format slide pertama adalah biodata, slide dua sampai enam adalah slide utama dan slide tujuh sampai sepuluh adalah slide pendukung (objek, dokumen ,dll).

Selain hyperlink, praktikan juga dituntut untuk membuat presentasi dengan tampilan menarik dengan cara menggunakan fitur -  fitur yang terdapat pada pada aplikasi Microsoft Power point. Diantaranya adalah animations, background, picture, slide show, shape, dan lain – lain. Tujuan dari penggunaan berbagai fitur diatas dalam aplikasi Microsoft power point adalah untuk membuat presentasi lebih menarik dan dapat memanfaatkan berbagai macam fitur yang terdapat dalam aplikasi Microsoft power point.

Untuk membuat presentasi kita lebih menarik kita dapat memanfaatkan berbagai fitur yang telah disebutkan diatas, misalkan saja kita ingin membuat presentasi kita lebih menarik, kita dapat mengatur animasi pada slide tampilan presentasi kita. Setelah memasukan baik tulisan, gambar, video, maupun suara langkah pertama yang kita lakukan adalah menklik tab animation , setelah kita membuka tab animation selanjutnya kita tinggal memilih jenis animasi yang kita gunakan. Tentunya satu animasi hanya berlaku untuk satu slide saja, jika kita ingin membuat semua slide dengan animasi kita hanya perlu mengulangi cara seperti yang diterangkan diatas tadi. Setelah semua slide dipilih, slide yang kita buat siap ditampilkan.

Setelah kita mengetahui dan dapat membuat animasi pada Microsoft power point, tentunya kita diharapkan dapat membuat presentasi dengan dengan tampilan yang lebih menarik dan dapat memanfaat fitur – fitur tersedia dalam program Microsoft poer point.

VI.             KESIMPULAN

Dari hasil praktikum alplikasi Microsoft power point maka dapat disimpulkan hal seperti berikut :

1.      Microsoft power point merupakan program aplikasi untuk presentasi digital yang dapat dibuat lebih mudah dan menraik.

2.      Microsoft power point merupakan program aplikasi yang hanya dengan sekali klik dapat memasukan tulisan, gambar, suara, dan video.

3.      Untuk membuat sebuah presentasi lebih menarik kita dapat mengunakan berbagai fitur yang tersedia seperti animation, hyperlink, dll.

4.      Untuk membuat animasi dalam slide presentasi, kita dapat menggunakan fitur Animation.

5.      Hyperlink digunakan untuk kita menghubungkan atau meloncatkan dengan slide/data  yang kita inginkan dengan cara mengklik icon/ obyek yang ada pada slide tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Budi Permana. 2000. Microsoft Excel 2000. Exel Media Komputindo . Jakarta

Icball. 2013. Makalah Tentang Microsoft Word. http//Ichball.blogspot.com. Diakses 4 Juli 2013.

Rifani Imdadillah. 2012. Makalah Mail Merge. http//Imdadillahrifani.blogspot.com. Diakses pada 4 Juli 2013

Yogyakarta, 5 Juli 2013

Mengetahui,

Co. Ass                                                                                   Praktikan

(                           )                                                                   (Gregorius Sony K.)

MAILING MERGE - gunanya pada pembuatan sertifikat

LAPORAN RESMI PRAKTIKUM

PENERAPAN KOMPUTER

Disusun Oleh :

              NAMA           : Gregorius Sony Kurniawan

              NIM                : 11/13937/BP-S.Agr

              KELAS          : Aneka Tanaman

              JURUSAN     : Budidaya Pertanian

              CO.ASS          : Joko Asmo Wibowo

FAKULTAS PERTANIAN

INSTITUT PERTANIAN STIPER

YOGYAKARTA

2013

I.             ACARA            : Mailings Merge

II.          TUJUAN          :   1. Mengetahui cara membuat surat missal atau mailing

    merge.

2. Mengetahui hubungan antara program MS Word dan MS Excel.

III.       DASAR TEORI

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word (Iqbal, 2013).

Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini (Permana, 2000).

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word memiliki beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan data-data dokumen pada Word dengan data dokumen yang ada di Excel. Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para “penerima surat” (Recipients) atau database-nya, yang nantinya akan ditempatkan pada tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat, dimana tulisan-nya tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya (Letters) (Rifani, 2012).

IV.       HASIL PENGAMATAN

Gambar 1. Dibuka program Microsoft Excel dan Microsoft Word

Gambar 2. Dibuat surat dengan format dan ketentuan, sementara nama penerima dan tujuan sengaja dikosongkan.

Gambar 3. Dimasukkan nama penerima dan alamat tujuan pada program Microsoft Excel yang telah dibuka tadi seperti pada gambar di atas dan simpan.

 

Gambar 4. Pilih “Mailings”, “Select Recipients” dan “Use Exiting List” seperti pada gambar di atas.

 Gambar 5. Pilih data Excel yang telah disimpan tadi klik “Open”.

Gambar 6. Pilih “Sheet” yang telah kita buat tadi, klik “Ok” seperti pada gambar.

Gambar 7. Letakkan kursor pada nama tujuan yang telah sengaja dikososngkan tadi dan pilih “Insert Merge Field” klik  nama pengirim yang dimaksud seperti pada gambar. Begitu pula dengan alamat, letakkan kursor pada alamat yang sengaja dikosongkan dan pilih “Insert Merge Field” dan klik alamat yang dimaksud.

Gambar 8. Untuk memeriksa hasilnya dapat digunakan “Preview Results” .

V.          PEMBAHASAN

Pada praktikum kali ini, mahasiswa praktikan dibimbing mengenai cara membuat Mail Merge. Mail Merge sendiri adalah suatu sub program dari Microsoft word yang dapat membuat kita lebih leluasa dalam mengirimkan suatu surat dengan jumlah penerima tak terbatas. Menggunakan Microsoft Excel sebagai suatu program yang juga satu paket dengan Microsoft Office yang akan menghubungkan surat tersebut dengan data Excel. Maka kita tidak perlu lagi menulis satu persatu nama dan alamat yang dituju namun cukup meng-input saja pada program Excel.

Dalam proses praktikum, pertama dibuka program MS Word dan MS Excel. Setelah itu ditulis surat yang sesuai dengan kepentingan tertentu pada program Word. Setelah selesai masuk pada program Excel, di input data penerima dan alamat yang dituju. Setelah selesai kemudian file disimpan. Masuk kembali pada program Word, dihubungkan surat tersebut dengan data nama penerima dan alamat dengan memilih pilihan Mailings pada layar atas dan dengan memanfaatkan pilihan yang ada.

Caranya adalah meng-klik “select recipients” dan sorot klik “use exiting list”. Disini daftar (list) yang dimakasud adalah data nama dan alamat yang kita buat dan simpan tadi, dicarilah file Excel yang disimpan tersebut, maka akan keluar pilihan sheet atau halaman yang dibuat, karena data diolah dalam halaman (sheet) pertama, sorot “sheet 1”. Maka  tersambunglah data Excel yang telah dibuat tadi. Untuk menampilkannya dalam surat tadi sorot dan klik “insert merge field”, atau kita diminta untuk memilih menampilkan data apa yang telah di input.

Kemudian diletakkanlah kursor pada nama atau alamat yang dikosongkan, dan pilih Field sesuai dengan kursor tadi. Apakah nama ataupun alamat caranya sama cukup menyesuaikan dari field dan penempatan kursor tadi. Sebagai contoh kita menempatkan pada nama yang dikosongkan, kemudian dipilih field “Sugih Narimo, SP”. Atau ditempatkanlah kursor pada alamat tujuan yang dikosongkan, maka dipilih Field “Kaliwungu 1” sesuai dengan nama penerimanya.

VI.       KESIMPULAN

Dari penjabaran praktikum mailing merge, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :

1.      Program MS Word dan MS Excel adalah program satu paket yang dapat saling terhubung.

2.      Program MS Word dan MS Excel adalah sebuah satu paket program MS Office yang tidak bias didapatkan secara terpisah.

3.      Salah satu hubungan antara program MS Word dan MS Excel adalah penyatuan data Excel dan dokumen dari Word dalam bentuk Mail Merge.

4.      Fungsi Mailing merge pada Word adalah membuat surat massal, artinya dapat mengirimkan kebanyak penerima dan rinciannya.

5.      Mengunakan Mailing Merge memiliki keuntungan seperti tidak perlu membuat banyak-banyak surat dengan tujuan dan rincian dimasing-masing surat tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Budi Permana. 2000. Microsoft Excel 2000. Exel Media Komputindo . Jakarta

Icball. 2013. Makalah Tentang Microsoft Word. http//Ichball.blogspot.com. Diakses 4 Juli 2013.

Rifani Imdadillah. 2012. Makalah Mail Merge. http//Imdadillahrifani.blogspot.com. Diakses pada 4 Juli 2013

Mengetahui, 

Yogyakarta, 8 Juli 2013

            Co. Ass                                                                                                   Praktikan

( Joko Asmo Wibowo )                                                                              (Gregorius Sony K.)