MAILING MERGE - gunanya pada pembuatan sertifikat

LAPORAN RESMI PRAKTIKUM

PENERAPAN KOMPUTER

Disusun Oleh :

              NAMA           : Gregorius Sony Kurniawan

              NIM                : 11/13937/BP-S.Agr

              KELAS          : Aneka Tanaman

              JURUSAN     : Budidaya Pertanian

              CO.ASS          : Joko Asmo Wibowo

FAKULTAS PERTANIAN

INSTITUT PERTANIAN STIPER

YOGYAKARTA

2013

I.             ACARA            : Mailings Merge

II.          TUJUAN          :   1. Mengetahui cara membuat surat missal atau mailing

    merge.

2. Mengetahui hubungan antara program MS Word dan MS Excel.

III.       DASAR TEORI

Microsoft Word atau Microsoft Office Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word (Iqbal, 2013).

Microsoft Excel (MS-Excel) merupakan program aplikasi spreadsheet (lembar kerja elektronik) canggih yang paling populer dan paling banyak digunakan saat ini. Excel akan sangat membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisa dan mampu mempresentasikan data dalam bentuk tabel dengan berbagai jenis tabel yang disediakannya, mulai dari bentuk Bar, Grafik, Pie, Line dan banyak lagi. Excel 2000 merupakan pengembangan dari excel versi sebelumnya yang lebih ditingkatkan fungsinya dan dikonsentrasikan agar spreadsheet ini lebih familiar (mudah dipakai), lebih fleksibel, lebih mudah diintegrasikan dengan program office lainnya dan yang tak kalah penting adalah kemampuan untuk langsung berhubungan dengan internet. Walaupun demikian, Excel 2000 ini akan selalu dikembangkan oleh pihak Microsoft sehingga akhirnya kita betul-betul dimanja oleh software Microsoft ini (Permana, 2000).

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word memiliki beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan data-data dokumen pada Word dengan data dokumen yang ada di Excel. Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para “penerima surat” (Recipients) atau database-nya, yang nantinya akan ditempatkan pada tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat, dimana tulisan-nya tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya (Letters) (Rifani, 2012).

IV.       HASIL PENGAMATAN

Gambar 1. Dibuka program Microsoft Excel dan Microsoft Word

Gambar 2. Dibuat surat dengan format dan ketentuan, sementara nama penerima dan tujuan sengaja dikosongkan.

Gambar 3. Dimasukkan nama penerima dan alamat tujuan pada program Microsoft Excel yang telah dibuka tadi seperti pada gambar di atas dan simpan.

 

Gambar 4. Pilih “Mailings”, “Select Recipients” dan “Use Exiting List” seperti pada gambar di atas.

 Gambar 5. Pilih data Excel yang telah disimpan tadi klik “Open”.

Gambar 6. Pilih “Sheet” yang telah kita buat tadi, klik “Ok” seperti pada gambar.

Gambar 7. Letakkan kursor pada nama tujuan yang telah sengaja dikososngkan tadi dan pilih “Insert Merge Field” klik  nama pengirim yang dimaksud seperti pada gambar. Begitu pula dengan alamat, letakkan kursor pada alamat yang sengaja dikosongkan dan pilih “Insert Merge Field” dan klik alamat yang dimaksud.

Gambar 8. Untuk memeriksa hasilnya dapat digunakan “Preview Results” .

V.          PEMBAHASAN

Pada praktikum kali ini, mahasiswa praktikan dibimbing mengenai cara membuat Mail Merge. Mail Merge sendiri adalah suatu sub program dari Microsoft word yang dapat membuat kita lebih leluasa dalam mengirimkan suatu surat dengan jumlah penerima tak terbatas. Menggunakan Microsoft Excel sebagai suatu program yang juga satu paket dengan Microsoft Office yang akan menghubungkan surat tersebut dengan data Excel. Maka kita tidak perlu lagi menulis satu persatu nama dan alamat yang dituju namun cukup meng-input saja pada program Excel.

Dalam proses praktikum, pertama dibuka program MS Word dan MS Excel. Setelah itu ditulis surat yang sesuai dengan kepentingan tertentu pada program Word. Setelah selesai masuk pada program Excel, di input data penerima dan alamat yang dituju. Setelah selesai kemudian file disimpan. Masuk kembali pada program Word, dihubungkan surat tersebut dengan data nama penerima dan alamat dengan memilih pilihan Mailings pada layar atas dan dengan memanfaatkan pilihan yang ada.

Caranya adalah meng-klik “select recipients” dan sorot klik “use exiting list”. Disini daftar (list) yang dimakasud adalah data nama dan alamat yang kita buat dan simpan tadi, dicarilah file Excel yang disimpan tersebut, maka akan keluar pilihan sheet atau halaman yang dibuat, karena data diolah dalam halaman (sheet) pertama, sorot “sheet 1”. Maka  tersambunglah data Excel yang telah dibuat tadi. Untuk menampilkannya dalam surat tadi sorot dan klik “insert merge field”, atau kita diminta untuk memilih menampilkan data apa yang telah di input.

Kemudian diletakkanlah kursor pada nama atau alamat yang dikosongkan, dan pilih Field sesuai dengan kursor tadi. Apakah nama ataupun alamat caranya sama cukup menyesuaikan dari field dan penempatan kursor tadi. Sebagai contoh kita menempatkan pada nama yang dikosongkan, kemudian dipilih field “Sugih Narimo, SP”. Atau ditempatkanlah kursor pada alamat tujuan yang dikosongkan, maka dipilih Field “Kaliwungu 1” sesuai dengan nama penerimanya.

VI.       KESIMPULAN

Dari penjabaran praktikum mailing merge, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut :

1.      Program MS Word dan MS Excel adalah program satu paket yang dapat saling terhubung.

2.      Program MS Word dan MS Excel adalah sebuah satu paket program MS Office yang tidak bias didapatkan secara terpisah.

3.      Salah satu hubungan antara program MS Word dan MS Excel adalah penyatuan data Excel dan dokumen dari Word dalam bentuk Mail Merge.

4.      Fungsi Mailing merge pada Word adalah membuat surat massal, artinya dapat mengirimkan kebanyak penerima dan rinciannya.

5.      Mengunakan Mailing Merge memiliki keuntungan seperti tidak perlu membuat banyak-banyak surat dengan tujuan dan rincian dimasing-masing surat tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Budi Permana. 2000. Microsoft Excel 2000. Exel Media Komputindo . Jakarta

Icball. 2013. Makalah Tentang Microsoft Word. http//Ichball.blogspot.com. Diakses 4 Juli 2013.

Rifani Imdadillah. 2012. Makalah Mail Merge. http//Imdadillahrifani.blogspot.com. Diakses pada 4 Juli 2013

Mengetahui, 

Yogyakarta, 8 Juli 2013

            Co. Ass                                                                                                   Praktikan

( Joko Asmo Wibowo )                                                                              (Gregorius Sony K.)